A lean start-up of a centre for pediatric emergencies

Summary of our 24 november 2021 conference by Dr. Sasha Dubrovsky, president and co-founder of Up (centre d’Urgences Pédiatriques – Centre for pediatric emergencies) a lean start-up on Montreal’s south shore.

For the ASQ Montreal’s November webinar, Dr. Dubrovsky began by introducing us to his medical clinic by emphasizing his own self-perception: he does not qualify his initiatives, his perception, his feeling and other characteristics as being that of a true Quality Manager. He thinks he needs more knowledge in this area. As a result, several participants, including myself, did not agree with him.

From his initial idea of creating a pediatric center, Dr. Dubrovsky chose to consider the accepted understanding of Lean ─ reducing waste and variability, and always being simple ─ as a cornerstone. He has worked hard to minimize the suffering of parents and their children when they needed a health center for appropriate care. His work led to the choice of setting up his clinic on the South Shore of Montreal in order to reduce traffic time. He really knows the needs of his customers and where they come from!
Creating a new organization based on Lean principles is not an easy task, but he has succeeded. How?

Firstly, by putting into practice the five principles of the book “The Lean Start-up: How Constant Innovation Creates Radically Successful Businesses” by Eric Ries (new Renaud-Bray edition). Those principles are:

Démarrage Lean d’un centre d’urgence de pédiatrie

Sommaire de la conférence du 24 novembre 2021, du Dr. Sasha Dubrovsky, président et cofondateur d’Up (centre d’Urgences Pédiatriques) un démarrage lean à la rive-sud de Montréal.
Par Francisco Oliveira Machado, Adm. A., D. Sc. Membre de l’ASQ.
Pour ce webinaire de l’ASQ Montréal, le Dr Dubrovsky a commencé par nous présenter sa clinique médicale en mettant l’accent sur sa propre perception de lui-même : il ne qualifie pas ses initiatives, sa perception, son ressenti et autres caractéristiques comme étant celles d’un véritable Responsable Qualité. Il pense avoir besoin de plus de connaissances dans ce domaine. De ce fait, plusieurs participants, dont moi-même, n’étaient pas d’accord avec lui.
À partir de son idée initiale de créer un centre pédiatrique, le Dr Dubrovsky a choisi de considérer la compréhension acceptée du Lean ─ réduire le gaspillage et la variabilité, et toujours être simple ─ comme une pierre angulaire. Il a travaillé dur pour minimiser la souffrance des parents et de leurs enfants lorsqu’ils avaient besoin d’un centre de santé pour des soins appropriés. Son travail l’a amené à choisir d’installer sa clinique sur la Rive-Sud de Montréal afin de réduire le temps de circulation. Il connaît vraiment les besoins de ses clients et d’où ils viennent !
Créer une nouvelle organisation basée sur les principes du Lean n’est pas une tâche facile, mais il a réussi. Comment ?
D’abord, en mettant en pratique les cinq principes du livre “The Lean Start-up : How Constant Innovation Creates Radically Successful Businesses” d’Eric Ries (nouvelle édition, Renaud-Bray). Ces principes sont les suivants:

• Créer un nouveau produit dans des conditions d’incertitude extrême ;
• L’entrepreneuriat devient le management dans une incertitude extrême ;
• Apprendre comment, est une clé pour construire une entreprise durable ;
• Le cycle « construire-mesurer-apprendre » comme activité fondamentale ;
• Concentrez-vous sur l’exécution.

Deuxièmement, il a mentionné que la perception de son entreprise est que l’unité pédiatrique existe pour favoriser un lien fort entre les familles et son équipe. En ce sens, il a partagé le “manifeste” de la clinique :

En conclusion, mon impression générale de ce webinaire est que son entreprise est une bonne étude de cas pour la pratique de la méthodologie lean, une start-up lean bien établie au Québec. Il utilise constamment la méthodologie DMAIC (Define / Measure / Analyze / Improve / Control ou Définir / Mesurer / Analyser / Innover (Améliorer) et Contrôler) et les principes de Ries, et est donc en mesure de conserver son personnel dans des circonstances réelles difficiles, où une pandémie a changé les organisations de soins de santé dans le monde entier.
Enfin, je vous laisserai sur cette expression qu’il a présentée lors du webinaire : « Avant d’énoncer le problème, y a-t-il des solutions ? »..

Notre prochain rendez-vous sera : Une marque employeur forte comme facteur clé pour le succès de votre transformation Lean (A strong employer brand – Key factor of successful Lean transformation) avec Alexis et Martin CARIGNAN, le 24 Javier 2022. Un webinaire en français.

A summary of this special General Assembly evening of October 27, 2021 (un sommaire en Français suit)
By Jean-Pierre Amiel, CQA Senior and CQA, Ret.

1. 2. 3.

General Assembly | Assemblée Générale In Memoriam Eric Stern & Mitchell Daudier (Awards | Bourses) How to Choose a Management System Registrar | Choisir un registraire de système de gestion

1. General Assembly: This was the most emotional General Assembly that I have ever attended in my 44 years with the Montreal Section. Yes, as usual, we went through a review of all the accomplishments that your Section has done to date: Section Chair; Treasurer; Membership; Program Chair; Internet Liaison; Student Outreach Committee; Voix du Client; Newsletter; Web Site Committee; Social Media Chair; Education; Re-certification and the Nominations/Election: One slate was acclaimed — Chair: Raymond Dyer; Vice-Chair: Chantale Simard; Secretary: JP Amiel and Treasurer: Eric Hosking.

Chantale Simard, Section Chair then presented two ASQ Member Leader Excellence Awards. The first, on behalf of our Regional Director, Puneet Manchada (in absentia) to the Montreal Section for their realization of the 2021 ASQ Canada Conference. The second, a lot more emotional, went to Veronica Marquez. Over the past few years, she has made outstanding contributions in the social media chair, contributions to the Student Outreach committee, to the Program committee, to the Canada Quality Conference and to the Regional Webinars, just to mention a few examples!

2. In memoriam Eric Stern & Mitchell Daudier (Awards):  In 2019, the Section Leadership Committee decided to commemorate two of its outstanding members. This came to fruition last year with a 500$ bursary awarded to Kamyar Azar at Concordia University in memory of Eric Stern, and the same to Trisha Sackey of McGill University in memory of Mitchell Daudier. Then emotions ran high as we asked the two recipients students to talk a little about themselves and their projects. We also invited Eric’s daughter and Mitchell’s husband and two children to participate. You can read more about this from Raymond Dyer at Student Outreach Awards.

3. How to choose a management system registrar: Based on the findings of two articles — ISO 27001: Four Top Considerations for Choosing a Registrar/Auditor and ISO 9001: Selecting a Registrar — as well as from his personal experiences, Raymond Dyer presented a list of 10 things to consider when choosing a registrar. We then invited participants to break into small groups to discuss this further, and here are the points to consider when choosing and dealing with a registrar:

1. Registrar’s credentials: Level of experience of registrar/auditors; Reputation — How do you know them? Use network references; Registrar’s professional standing; Accreditation to your industry standards/licensing (Health Canada licensed medical devices); Related experience in a quality management system and your industry.
2. Consider: Continuity of relationship; Cost; Ease of certification; Timing/capacity and your market, e.g. Europe; Ability to change auditors.
3. Selection of auditors to work with: View auditors’ CVs; Interview the auditor; Validate language and cultural barriers; Auditors who are easy to communicate with; Auditors who challenge you; Auditor’s credibility and skills.
4. Auditor style: An auditor who wants to improve or just tick the boxes? Having new auditors every time; Having good chemistry with the auditor; Good attitude; Culture; Continuity of auditors with the organisation; We want value for money ─ not someone who doesn’t see a problem when we do; Quality/understanding of auditors; Rotation among auditors; Ongoing support; An important measure : Aging Corrective Action Requests (CARs).

Yes, a busy evening for all.

1. Assemblée générale: Cette assemblée générale a été la plus émouvante à laquelle j’aie jamais assisté au cours de mes 44 années au sein de la section de Montréal! Oui, comme d’habitude, nous avons passé en revue toutes les réalisations de votre section à date : présidence, trésorier, suivi des membres, responsable programme, liaison Internet, comité de sensibilisation des étudiants, voix du client, Infolettre, comité du site Web, médias sociaux, éducation, recertification et nominations/élection : Une liste a été élue par acclamation — Président: Raymond Dyer; Vice-présidente: Chantale Simard; Secrétaire: JP Amiel et Trésorier: Eric Hosking.

Chantale Simard, présidente de section, a ensuite présenté deux prix dexcellence de l’ASQ à ses membres d’équipe de direction: le premier, au nom de notre directeur régional, Puneet Manchada (in absentia) à la section de Montréal pour la réalisation de la conférence ASQ Canada 2021; le second, beaucoup plus émouvant, est allé à Veronica Marquez. Au cours des dernières années, elle a apporté une contribution exceptionnelle en tant que présidente médias sociaux, au comité de sensibilisation des étudiants, au comité du programme, à la Conférence canadienne sur la qualité et aux webinaires de la région, pour ne citer que quelques exemples!

2. In memoriam Eric Stern & Mitchell Daudier (Bourse):  En 2019, le comité de direction de la section a décidé de commémorer deux de ses membres exceptionnels. Cela s’est concrétisé l’année dernière par l’attribution d’une bourse de 500$ à Kamyar Azar de l’université Concordia en mémoire d’Eric Stern et la même chose à Trisha Sackey de l’université McGill en mémoire de Mitchell Daudier. L’émotion était à son comble lorsque nous avons demandé aux deux lauréats de nous parler un peu d’eux-mêmes et de leurs projets. Nous avions également invité la fille d’Eric ainsi que le mari et les deux enfants de Mitchell à participer. Pour en savoir plus, lisez l’article de Raymond Dyer à Student Outreach Awards.

3. Comment choisir un registraire de système de gestion: Sur la base des conclusions de deux articles – ISO 27001: Four Top Considerations for Choosing a Registrar/Auditor et ISO 9001: Selecting a Registrar – ainsi que de ses expériences personnelles, Raymond Dyer a présenté une liste de 10 éléments à prendre en compte lors du choix d’un registraire. Nous avons ensuite invité les participants à se réunir en petits groupes pour en discuter plus et voici les points à considérer pour le choix et la relation avec un registraire:

1. Les références du registraire: Niveau d’expérience du registraire/des auditeurs; Réputation — Comment les connaissez-vous? Utilisez les références du réseau; Le prestige professionnel du registraire; L’accréditation aux normes/standard de votre industrie/homologation (dispositifs médicaux homologué par Santé Canada); Expériences connexes dans un système de gestion de qualité et de votre industrie.
2. À considérer: Continuité de la relation; Coûts; Facilité de certification; Timing/Capacité et votre marché, par exemple l’Europe; Possibilité de changer d’auditeur.
3. La sélection des auditeurs avec qui vous allez travailler: Voir le CV des auditeurs; Faire des entrevues avec l’auditeur; Valider les barrières linguistiques et culturelles; Auditeurs avec qui c’est facile de communiquer; Auditeurs qui vous ‘challenge’; La crédibilité et compétences de l’auditeur.
4. Style de l’auditeur: Un auditeur qui veut améliorer ou juste cocher des cases? Avoir de nouveaux auditeurs chaque fois; Avoir une bonne chimie relationnelle avec l’auditeur; Bonne attitude; Culture; La continuité des auditeurs auprès de l’organisation; On veut en avoir pour notre argent ─ pas quelqu’un qui ne voit pas de problème alors que nous si; Qualité/compréhension des auditeurs; Rotation parmi les auditeurs; Soutien continu; Une mesure importante : Le vieillissement des Demandes d’actions correctives (DAC).

Une soirée bien remplie pour tous.