Par Marcel Charbonneau, T.P., Membre senior et CQA de l’ASQ

Webinaire: La réalisation d’audits virtuels, mercredi, le 27 janvier, 2021.

Pré-rencontre: Vous êtes invités à vous présenter 30 minutes avant pour un réseautage et vous familiariser avec l’outil de télécommunication.
Vous n’y étiez pas? Eh bien, pour la prochaine rencontre, SVP cela vous aidera à profiter pleinement de votre soirée.

En attendant l’arrivée de tous les participants, la présidente de la section  Chantale Simard, a présenté deux personnes qui ont reçu des honneurs pour souligner une reconnaissance de leurs engagements, contributions à l’association, le travail pour le colloque 2020 et la francisation de l’infolettre (Newsletter) et du site internet, deux gars qui valent leur pesant d’or: Raymond Dyer, membre depuis 1993 et Jean-Pierre Amiel, membre depuis 1977. Des bénévoles, qui ont occupé toutes les fonctions au sein de l’équipe de la section Montréal (401) au cours des années. Nous les avons remerciés chaleureusement et les applaudis pour leur travail. En plus de leur préparation de ce webinaire nous avons aussi remercié David Tozer, Veronica Marquez et Chantale Simard. Il faut aussi féliciter l’équipe pour le succès de ce webinaire et la qualité de la plateforme informatique “TEAMS” de Microsoft.

La présentation animée par Raymond Dyer, B.Sc., ASQ Senior, CMQ/OE, & CQA a été préparée en collaboration avec Annie van Otterdijk, QMS Chef auditeur certifié par l’IRCA. Parmi les 37 participants de divers entreprises des secteurs pharmaceutiques, électroniques, aéronautiques, institutionnels, alimentaires, manufacturiers et de services, on retrouvait des auditeurs d’expériences et novices. Certains travaille avec des Registraires — tel que Guy, Sam et Annie; d’autres sont des consultants qui réalisent des audits internes — Michael, Véronique, Jean, Rosaire et d’autres sont auditeurs internes pour leurs organisations — Amine, Raymond, Tereza, etc. Dans le contexte actuel ils réalisent des audits virtuels et ont bien commenté les différentes situations alors que d’autres ont posé des questions sur des points en particulier.

Nous les remercions pour cet excellent travail qui a couvert tous les aspects des audits virtuels. Une copie de la présentation a été envoyée aux participants, mais pour les absents je vous présente ci-dessous un sommaire des divers thèmes présentés et des discussions qui ont découlée des questions, réponses et commentaires suite à la présentation:

• Moyens de communication
• Avantages
• Enjeux
• Éthique
• Difficultés
• Déroulement de l’audit virtuel – bien voir les évidences
• Recommandations
• Résultats remarqués

Attention: Je ne veux pas être redondant car nous avons eu déjà une discussion sur les audits virtuels. Je vous invite à lire la Newsletter (l’infolettre) de septembre 2020.

Le client a le choix de l’outil ou de la plateforme informatique pour l’audit virtuel et il doit s’assurer de répondre à un minimum d’exigences pour que l’auditeur puisse réaliser les objectifs de l’audit: c’est le but ultime de la valeur de l’audit. Ils font ce qu’ils peuvent correctement et complètement.

L’auditeur a déjà signé par contrat entre le Registraire et le client toute la confidentialité qu’il doit avoir sur les données et les documents qu’il reçoit.

Les auditeurs utilisent souvent plus d’un écran de grand format pour mieux lire et comprendre les documents et données fournies par le client. Ou, vous installez une carte graphique 4K selon Guy dans votre appareil.

Des effets/conséquences du travail virtuel – certains ne croient pas à son efficacité car il leur manque trop d’informations sur la perception lors du contact avec les audités, le plancher de l’usine, le processus de fabrication et des laboratoires. Une statistique, je dirais lancée, dit qu’il y a beaucoup moins de non-conformités d’émises de 50 à 75%, et cela devrait être confirmé lors d’un retour à la normale des audits sur les sites. Je crois que c’est là que les audits internes prennent leur valeur pour s’assurer du maintien et de l’amélioration.

Audit virtuel ou sur site – le débat a porté aussi sur les audits internes faits par des consultants. Pourquoi des consultants? Sans être ne veux être péjoratif, ils ont les compétences et l’expérience. Mais, les consultants disent premièrement que c’est un bon travail pour eux. Les clients leur demandent. Les clients n’ont pas le temps de libérer et de former du personnel, d’auditer où, surtout dans les PME, le personnel est restreint. Des objections à tout cela – le commentaire des pharmaceutiques: le consultant fera un audit semblable à l’auditeur des agences gouvernementales (FDA, Santé Canada) donc il n’y a pas de valeur ajoutée. Le personnel interne peut plus rapidement identifier les anomalies car il connait les processus et son organisation.

Personnellement j’ai toujours recommandé la formation du personnel cadre et technique d’une organisation pour effectuer les audits internes. Ce personnel découvrira et apprendra les détails de leur organisation et comprendra mieux les forces et les faiblesses des processus.

Je seconde Rosaire, Guy, Luc, Jean, Veronica et Véronique qui préconisent qu’il est possible de faire comprendre au client leur double rôle et que se sera utilisé pour améliorer leur système.

Est-ce que le Registraire devrait s’assurer d’avoir le même auditeur pour les audits? Oui, dit Chantale F. C’est très important à moins que le client ne le demande après un certain temps et qu’il y a une exigence dans des normes après quelques années qu’un nouvel auditeur soit nommé. Est-ce que les Registraires donnent plus de temps de préparation à l’auditeur contractuel? Avec leur professionnalisme les auditeurs se préparent adéquatement, mais des gens professionnels ça se paient.

Merci, et je vous invite à poursuivre la discussion ou à poser vos questions sur LinkedIn ASQ Montreal Quality Network – Réseau Qualité ASQ Montréal.

A lean start-up of a centre for pediatric emergencies

Summary of our November 24th, 2021 conference by Dr. Sasha Dubrovsky, president and co-founder of Up (centre d’Urgences Pédiatriques – Centre for pediatric emergencies) a lean start-up on Montreal’s south shore.
By Francisco Oliveira Machado, Adm. A., D. Sc. ASQ member. (texte en français suit)

For the ASQ Montreal November webinar, Dr. Dubrovsky began by introducing us to his medical clinic by emphasizing his own self-perception: he does not qualify his initiatives, his perception, his feeling and other characteristics as being that of a true Quality Manager. He thinks he needs more knowledge in this area. As a result, several participants, including myself, did not agree with him.

From his initial idea of creating a pediatric center, Dr. Dubrovsky chose to consider the accepted understanding of Lean ─ reducing waste and variability, and always being simple ─ as a cornerstone. He has worked hard to minimize the suffering of parents and their children when they needed a health center for appropriate care. His work led to the choice of setting up his clinic on the South Shore of Montreal in order to reduce traffic time. He really knows the needs of his customers and where they come from!

Creating a new organization based on Lean principles is not an easy task, but he has succeeded. How?
Firstly, by putting into practice the five principles of the book “The Lean Start-up: How Constant Innovation Creates Radically Successful Businesses” by Eric Ries (new Renaud-Bray edition). Those principles are:

• Create a new product under conditions of extreme uncertainty;
• Entrepreneurship becomes management in extreme uncertainty;
• Learning how is a key to building a sustainable business;
• The “build-measure-learn” cycle as a fundamental activity;
• Focus on execution.

Secondly, he mentioned his company’s perception is that the pediatric unit exists to foster a strong bond between families and his team. In this sense, he shared the clinic’s “manifesto”:

• No one left behind;
• Provide quality pediatric emergency care close to home, with responsibility for follow-up;
• Create “WOW” moments;
• We are mentors, coaches and lifelong learners;
• Welcome and lead change;
• Engage in continuous improvement;
• Together we can create a win-win with 1 + 1 = 5 math.

In conclusion, my overall impression of this webinar is that his company is a good case study for the practice of lean methodology, a well-established lean start-up in Quebec. He constantly uses the DMAIC (Define / Measure / Analyze / Improve / Control) methodology and Ries’ principles, and is therefore able to retain his staff during difficult real world circumstances, where a pandemic has changed healthcare organizations around the world.

Démarrage Lean d’un centre d’urgence de pédiatrie

Sommaire de la conférence du 24 novembre, 2021, du Dr. Sasha Dubrovsky, président et cofondateur d’Up (centre d’Urgences Pédiatriques) un démarrage lean à la rive-sud de Montréal.
Par Francisco Oliveira Machado, Adm. A., D. Sc. Membre de l’ASQ.

Pour ce webinaire de l’ASQ Montréal, le Dr Dubrovsky a commencé par nous présenter sa clinique médicale en mettant l’accent sur sa propre perception de lui-même: il ne qualifie pas ses initiatives, sa perception, son ressenti et autres caractéristiques comme étant celles d’un véritable Responsable Qualité. Il pense avoir besoin de plus de connaissances dans ce domaine. De ce fait, plusieurs participants, dont moi-même, n’étaient pas d’accord avec lui.

À partir de son idée initiale de créer un centre pédiatrique, le Dr Dubrovsky a choisi de considérer la compréhension acceptée du Lean ─ réduire le gaspillage et la variabilité, et toujours être simple ─ comme une pierre angulaire. Il a travaillé dur pour minimiser la souffrance des parents et de leurs enfants lorsqu’ils avaient besoin d’un centre de santé pour des soins appropriés. Son travail l’a amené à choisir d’installer sa clinique sur la Rive-Sud de Montréal afin de réduire le temps de circulation. Il connaît vraiment les besoins de ses clients et d’où ils viennent!

Créer une nouvelle organisation basée sur les principes du Lean n’est pas une tâche facile, mais il a réussi. Comment?
D’abord, en mettant en pratique les cinq principes du livre “The Lean Start-up: How Constant Innovation Creates Radically Successful Businesses” d’Eric Ries (nouvelle édition, Renaud-Bray). Ces principes sont les suivants:

• Créer un nouveau produit dans des conditions d’incertitude extrême;
• L’entrepreneuriat devient le management dans une incertitude extrême;
• Apprendre comment, est une clé pour construire une entreprise durable;
• Le cycle « construire-mesurer-apprendre » comme activité fondamentale;
• Concentrez-vous sur l’exécution.

Deuxièmement, il a mentionné que la perception de son entreprise est que l’unité pédiatrique existe pour favoriser un lien fort entre les familles et son équipe. En ce sens, il a partagé le “manifeste” de la clinique:

• Personne n’est laissé pour compte;
• Fournir des soins d’urgence pédiatriques de qualité à proximité du domicile, avec responsabilité du suivi;
• Créer des moments “WOW”;
• Nous sommes des mentors, des coachs et des apprenants tout au long de la vie;
• Accueillir et conduire le changement;
• S’engager dans l’amélioration continue;
• Ensemble, nous pouvons créer un gagnant-gagnant avec les mathématiques 1 + 1 = 5.

En conclusion, mon impression générale de ce webinaire est que son entreprise est une bonne étude de cas pour la pratique de la méthodologie lean, une start-up lean bien établie au Québec. Il utilise constamment la méthodologie DMAIC (Define / Measure / Analyze / Improve / Control ou Définir / Mesurer / Analyser / Innover (Améliorer) et Contrôler) et les principes de Ries, et est donc en mesure de conserver son personnel dans des circonstances réelles difficiles, où une pandémie a changé les organisations de soins de santé dans le monde entier.

Enfin, je vous laisserai sur cette expression qu’il a présentée lors du webinaire: “Avant d’énoncer le problème, y a-t-il des solutions?”.

Our next event | Notre prochain rendez-vous :

Une marque employeur forte comme facteur clé pour le succès de votre transformation Lean (A strong employer brand – Key factor of successful Lean transformation) avec Alexis et Martin CARIGNAN, le 24 Janvier 2022. Un webinaire en français − Q&A Bilingue.

By Raymond E. Dyer, ASQ Senior Member, CMQ/OE, CQA, Program Chair and Section Secretary

Had you been connected….. Le 25 Novembre 2020, Exploiter votre système de gestion qualité (SGQ) ISO pour garantir la sécurité des données critiques and December 17th 2020, Party on line | Party en ligne.

Commençons par la présentation de Cristian Dragnef en novembre. Il nous a parlé de l’efficacité et des risques opérationnels, et de l’exposition à différents niveaux de risque pour la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la conformité, y compris les menaces et les risques que ces expositions peuvent soulever. Il a ensuite parlé de la gestion des facteurs de risque tels que les conséquences, les stratégies, les dépendances et les actions (ou contrôles). Il a ensuite partagé certaines estimations de coûts pour diverses formes de violations de la sécurité suivie par les principaux facteurs de sécurité de l’information à prendre en compte. Cristian a terminé en montrant comment les normes ISO 9001 (système de gestion de la qualité) et ISO 27001 (système de gestion de la sécurité de l’information) pouvaient fonctionner ensemble pour fournir un système de gestion intégré complet. Les parties que j’ai vraiment appréciées ont été de partager les exemples sur les conséquences des menaces et les risques sur la confidentialité, l’intégrité, et la disponibilité et la comparaison des principales sections des deux normes, c’est-à-dire ISO 9001 et ISO 27001. Cristian et sa présentation ont obtenu un score de 100 % (4 et 5 sur 5) pour le sujet, l’approche et le présentateur. Il est vraiment dommage que certaines personnes aient eu des difficultés à se joindre à cet excellent événement.

Now for the Party on line | Party en ligne held in December. This networking event was hosted by incoming Section Chair Chantale Simard using Teams. Given the difficulties several interested individuals had in joining our November event, the Section Leadership Team decided to set aside Webex and try using Teams, another video conferencing tool made available to us by ASQ. It’s a different look and feel, but the virtual event went quite well. Chantale led a roundtable of introductions and some of the stories shared were quite amusing. Some people got to meet each other for the first time, old-timers like me knew everyone that attended, but really enjoyed seeing them again. In both circumstances, the exchanges were a pleasant way to end what had been a very challenging year. We’re going to try and leverage this experience to start the year off using Teams instead of Webex and see where this brings us. We’ll continue to explore alternatives to bring our members and interested Quality parties the best events we can.

To all, we wish you a safe, healthy, and happy new year for 2021.
Nous vous souhaitons à tous une bonne et heureuse année 2021, en toute sécurité et santé.