NL-V71-02

Had You Connected to the Last Event

Audit Virtuel

Marcel CharbonneauPar Marcel Charbonneau, T.P., Membre senior et CQA de l’ASQ

Webinaire: La réalisation d’audits virtuels, mercredi, le 27 janvier, 2021.

Pré-rencontre: Vous êtes invités à vous présenter 30 minutes avant pour un réseautage et vous familiariser avec l’outil de télécommunication.
Vous n’y étiez pas? Eh bien, pour la prochaine rencontre, SVP cela vous aidera à profiter pleinement de votre soirée.

En attendant l’arrivée de tous les participants, la présidente de la section  Chantale Simard, a présenté deux personnes qui ont reçu des honneurs pour souligner une reconnaissance de leurs engagements, contributions à l’association, le travail pour le colloque 2020 et la francisation de l’infolettre (Newsletter) et du site internet, deux gars qui valent leur pesant d’or: Raymond Dyer, membre depuis 1993 et Jean-Pierre Amiel, membre depuis 1977. Des bénévoles, qui ont occupé toutes les fonctions au sein de l’équipe de la section Montréal (401) au cours des années. Nous les avons remerciés chaleureusement et les applaudis pour leur travail. En plus de leur préparation de ce webinaire nous avons aussi remercié David Tozer, Veronica Marquez et Chantale Simard. Il faut aussi féliciter l’équipe pour le succès de ce webinaire et la qualité de la plateforme informatique “TEAMS” de Microsoft.


La présentation animée par Raymond Dyer, B.Sc., ASQ Senior, CMQ/OE, & CQA a été préparée en collaboration avec Annie van Otterdijk, QMS Chef auditeur certifié par l’IRCA. Parmi les 37 participants de divers entreprises des secteurs pharmaceutiques, électroniques, aéronautiques, institutionnels, alimentaires, manufacturiers et de services, on retrouvait des auditeurs d’expériences et novices. Certains travaille avec des Registraires — tel que Guy, Sam et Annie; d’autres sont des consultants qui réalisent des audits internes — Michael, Véronique, Jean, Rosaire et d’autres sont auditeurs internes pour leurs organisations — Amine, Raymond, Tereza, etc. Dans le contexte actuel ils réalisent des audits virtuels et ont bien commenté les différentes situations alors que d’autres ont posé des questions sur des points en particulier.

Nous les remercions pour cet excellent travail qui a couvert tous les aspects des audits virtuels. Une copie de la présentation a été envoyée aux participants, mais pour les absents je vous présente ci-dessous un sommaire des divers thèmes présentés et des discussions qui ont découlée des questions, réponses et commentaires suite à la présentation:

  • Moyens de communication
  • Avantages
  • Enjeux
  • Éthique
  • Difficultés
  • Déroulement de l’audit virtuel – bien voir les évidences
  • Recommandations
  • Résultats remarqués

Attention: Je ne veux pas être redondant car nous avons eu déjà une discussion sur les audits virtuels. Je vous invite à lire la Newsletter (l’infolettre) de septembre 2020.

Le client a le choix de l’outil ou de la plateforme informatique pour l’audit virtuel et il doit s’assurer de répondre à un minimum d’exigences pour que l’auditeur puisse réaliser les objectifs de l’audit: c’est le but ultime de la valeur de l’audit. Ils font ce qu’ils peuvent correctement et complètement.

L’auditeur a déjà signé par contrat entre le Registraire et le client toute la confidentialité qu’il doit avoir sur les données et les documents qu’il reçoit.

Les auditeurs utilisent souvent plus d’un écran de grand format pour mieux lire et comprendre les documents et données fournies par le client. Ou, vous installez une carte graphique 4K selon Guy dans votre appareil.

Des effets/conséquences du travail virtuel – certains ne croient pas à son efficacité car il leur manque trop d’informations sur la perception lors du contact avec les audités, le plancher de l’usine, le processus de fabrication et des laboratoires. Une statistique, je dirais lancée, dit qu’il y a beaucoup moins de non-conformités d’émises de 50 à 75%, et cela devrait être confirmé lors d’un retour à la normale des audits sur les sites. Je crois que c’est là que les audits internes prennent leur valeur pour s’assurer du maintien et de l’amélioration.

Audit virtuel ou sur site – le débat a porté aussi sur les audits internes faits par des consultants. Pourquoi des consultants? Sans être ne veux être péjoratif, ils ont les compétences et l’expérience. Mais, les consultants disent premièrement que c’est un bon travail pour eux. Les clients leur demandent. Les clients n’ont pas le temps de libérer et de former du personnel, d’auditer où, surtout dans les PME, le personnel est restreint. Des objections à tout cela – le commentaire des pharmaceutiques: le consultant fera un audit semblable à l’auditeur des agences gouvernementales (FDA, Santé Canada) donc il n’y a pas de valeur ajoutée. Le personnel interne peut plus rapidement identifier les anomalies car il connait les processus et son organisation.

Personnellement j’ai toujours recommandé la formation du personnel cadre et technique d’une organisation pour effectuer les audits internes. Ce personnel découvrira et apprendra les détails de leur organisation et comprendra mieux les forces et les faiblesses des processus.

Je seconde Rosaire, Guy, Luc, Jean, Veronica et Véronique qui préconisent qu’il est possible de faire comprendre au client leur double rôle et que se sera utilisé pour améliorer leur système.

Est-ce que le Registraire devrait s’assurer d’avoir le même auditeur pour les audits? Oui, dit Chantale F. C’est très important à moins que le client ne le demande après un certain temps et qu’il y a une exigence dans des normes après quelques années qu’un nouvel auditeur soit nommé. Est-ce que les Registraires donnent plus de temps de préparation à l’auditeur contractuel? Avec leur professionnalisme les auditeurs se préparent adéquatement, mais des gens professionnels ça se paient.

Merci, et je vous invite à poursuivre la discussion ou à poser vos questions sur LinkedIn ASQ Montreal Quality Network – Réseau Qualité ASQ Montréal.

Next Event – Prochain Événement

Can CI Influence the Reduction of Systemic Racism in Healthcare?

Mercredi 24 Février, 2021 à 19:00

(Le CI peut-il influencer une réduction du racisme systémique dans la santé?)

– WEBINAR IN ENGLISH –

Networking opportunity starts at 18h30.

Debbie Sears Barnard

Presentation by Debbie Sears Barnard, MSc, RN, CPHQ, Principal, Diamond Cut Leadership Network and Consultant with Joint Commission International.

Debbie will “unpack” for us how systemic racism and our personal biases impact our patients and communities. This thoughtful session will present some meaningful strategies that the Continuous Improvement (CI) Professional may use to influence the reduction of systemic racism in healthcare and communities.

Racism is not always easy to talk about – even in the health care sector. The Institute of Medicine 2001 report, “Crossing the Quality Chasm: A New Health System for the 21st Century,” called for urgent changes to healthcare systems to close the quality gap. The report detailed practices that were seen to impede the provision of quality and detailed six aims that healthcare should embrace to facilitate the creation of a “new health system”. The six aims of a “quality” health system were detailed as: safe, timely, effective, efficient, patient-centered and equitable. Unfortunately, although some organizations have made measurable improvements, others lag, and “equity” has remained elusive.

Debbie Sears Barnard is a Certified Professional in Healthcare Quality (CPHQ), Canadian EXTRA Fellow and holds a Certificate in Advance Nursing Education (Hons), a Bachelor of Arts in Applied Behavioral Sciences, and a Master of Science in Human Resource Management and Development. She has worked in Abu Dhabi, UAE, Northern Ontario and Alberta, Canada and Georgia, USA.

Attendance will be worth 0.5 RU (Recertification Units) for ASQ.
La participation vaut 0.5 RU (Recertification Units) de l’ASQ.

For more information on this upcoming event, see our Newsletter, myASQ or myASQ-FR.

The Editor’s Corner

Michael Bournazian

Michael BournazianBy Michael Bournazian, Eng., Newsletter Editor, ASQ Senior Member, CSSGB

Since I last wrote to you in January, I have had 2 good friends of mine, both of whom work in the Quality field, lose their jobs. Both had been with their respective companies for over a decade, but in both cases, cutbacks and downsizing needed to happen, so their seniority, experience and dedication meant little.

As someone who has been through this myself, I know that starting over and finding new employment can be difficult under the best of circumstances: under our current world circumstances, well, difficult suddenly becomes DIFFICULT.

So I am using my Editor’s Corner this month to highlight a few things that I believe are important when it comes to job searching. If you are reading this and unfortunately find yourself in the same boat, maybe these tips will help you find your way to a new shore.

1) CVs and LinkedIn: Nowadays, a solid and comprehensive LinkedIn profile is as (if not more) important that the paper/Word CV. Recruiters and headhunters use LinkedIn to easily search for candidates that fit the profile of the job they are trying to fill, so making sure that your profile properly summarizes your work experiences, education and training is vital. In the end, make sure both your CV and LinkedIn profile are up-to-date and “attractive”. And don’t forget to use job sites like Monster, Jobillico, Indeed and the like.

2) References: Most (if not all) companies will ask for references during the interviewing/hiring process, so make sure you have (if possible) 3-4 reliable references. A mix of people you have both worked with and worked for is good, and of course, make them aware that you are on the job market and get their buy-in that they will give you a solid reference when called upon. Finally, I have found that having the vital information regarding these references summarized on a single page very handy, especially when asked for them in an interview.

3) Interviews: It’s been said/heard many times, but prepare for your interviews: have copies of your CV, references and certificates with you; research the company ahead of time, as you may be asked what you know about them and/or why you want to work for them; have a list of questions to ask them, it shows that you are prepared and interested. Finally, unless you are very lucky and get hired at your first interview, you are more than likely going to have more interviews that don’t end with a job offer than those that do. The important thing is to not get discouraged, you are probably not the only one who applied and got rejected; and if you do get discouraged, don’t stay down for too long.

4) Zoom/Skype/Teams: Given our current world situation Part 1 . . . the previously discussed interviews may very likely happen virtually. So make sure that you are accustomed to using the current plethora of online meeting tools.

5) Working from Home or On-Site: Given the current world situation Part 2 . . . it is important to determine your comfort level with working at the company site, and therefore, in potential close proximity to other humans. Not all jobs can be done from your home bubble. So make sure to take this into consideration when researching an opportunity or being interviewed for it: it may be important for both your physical and mental health.

6) Any Given Hour: One important thing to finish on . . . when I first entered the job market in the early 1990s, the Internet was not a major player in our lives, so job searching mainly took place during traditional working hours and certainly not on weekends. Well, no more: with everything electronic and online, you can basically job search 24/7 if you wanted to. I am not advocating being on your computer all day and night looking for and applying to job opportunities, but realize that even on a Saturday or Sunday, an opportunity may pop up and the recruiter may be there to see your application. The early bird catches the worm, but so does the omnipresent bird.

I hope these tips have helped someone in some fashion. Good luck to you.

EDITOR’S NOTE: Neither the “C” word nor the “P” word were used during the writing of this article.

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Any feedback? Click on the link and let me know.

Thank you, all the best and none of the worst.

Word from the Chair

Chantale Simard

By Chantale Simard, MBA, Quality Assurance Analyst, Bombardier Aviation, ASQ CMQOE and CSSGB

I am honored to announce that the Montreal Section will host the 2021 ASQ Canadian Conference, which will take place virtually later this year. We have already identified 3 objectives that are close to our hearts: An interactive experience, activities categorized by level of knowledge of the subject and a bilingual conference.

We will provide you with options for workshops and activities that will promote exchange and discussion and allow participants to learn through small group workshops, software or simulation available online during the activity.

We will offer learning opportunities according to the required level of knowledge of the topics covered (beginner, intermediate and advanced). We hope this will help you choose the activities and conferences that will meet your expectations.

Finally, we intend to take advantage of the fact that we are a bilingual section to ensure that this conference will offer activities in both official languages, as well as simultaneous translations.

We are interested in your comments and suggestions. We will be launching an online survey in connection with this conference shortly. I will tell you about it and will give the link in the next edition of the newsletter. In the meantime, feel free to write to me or start a discussion on our LinkedIn group or on our French or English MyASQ sites.

Thanks to the members of the ASQ Canada region for your trust and support!

FR

Give me your comments

Student Outreach Committee – Sponsoring students for LSS Conference

By Veronica B. Marquez, M.Sc, CSSBB, CSSCP, ASQ Senior Member, ASQ Montreal Vice-Chair, member of Student Outreach Committee

Veronica Marquez

Are you interested in developing your Lean Six Sigma skills?

The ASQ Montreal section is offering to sponsor students members of any university in Montreal to attend the ASQ Lean Six Sigma conference taking place this March 1st to the 4th. Send us an email before February 19th, 2021 COB, indicating your field of study, university, and why you are interested in attending the ASQ LSS conference. Four eligible participants will be chosen at random from the received emails. The winners will be notified during the weekend of February 20-21, 2021. Winners will be reimbursed after they provide us with proof of purchase (USD $99) and attendance. For more details: ASQ Lean Six Sigma Conference

In return, we will be inviting the selected students to present their experience with our members during our September 29, 2021 event in the form of a 15-minute presentation on a topic of their choosing from the LSS conference.

Send us your email at vmarquez@memberleader.asq.org before end of business day February 19th, 2021. 

FR

 

Canada & Greenland Region News

Puneet Manchanda MBA PMPPuneet Manchanda, the newly elected Regional Director (RD) welcomes the following Deputy Regional Directors (DRD).

They have been nominated and will collaborate with the various Sections and their leaders to accomplish the Geographic Council (GCC) objectives:

Special Awards: Félicitations et merci – Congratulations and thank-you

ASQ Special Recognition Award 2021C’est lors du transfert des responsabilités de présidence que Chantale Simard, nouvelle présidente et Eric Hosking président sortant de la Section de Montréal, ont présenté et remis des honneurs pour souligner une reconnaissance de leurs engagements, contributions à l’association, le travail pour le colloque 2020, la francisation de l’infolettre (Newsletter) et du site internet. Tel que décrit par Marcel Charbonneau, un collègue, — deux gars qui valent leur pesant d’or: Raymond Dyer et Jean-Pierre Amiel, des bénévoles qui ont occupé plusieurs fonctions au sein de l’équipe de direction de la section Montréal (401) au cours des années.

JP Amiel Raymond Dyer
Jean-Pierre Amiel Raymond Dyer
  • Membre dédié depuis avril 1977;
  • En a fait bien plus qu’attendu en 2020;
  • Rôle fondamental pour devenir virtuel;
  • Section bilingue grâce à notre site Web :
    les 2 sites myASQ et notre ancien site;
  • Mise à jour de notre site Web;
  • A soutenu la récente Conférence Canada 2020;
  • Et bien d’autres choses . . . 
  • Membre dédié depuis février 1993;
  • En a fait bien plus qu’attendu en 2020;
  • Essentiel à la programmation;
  • Clé de notre transition vers une section bilingue;
  • A soutenu la récente Conférence Canada 2020;
  • A soutenu JP dans ses nombreuses tâches;
  • Et bien d’autres choses . . . 

Social Media

Veronica Marquez

By Veronica Marquez, MSc, ASQ Senior Member, ASQ CSSBB, Section Vice-chair and Social media chair

Last year’s efforts to continue to offer our members with continued conferences and events, required that we adopt new technologies and work processes. This year, we are continuing in that path and have begun changing a few things with the goal of bringing greater visibility and recognition to our section and to all quality professionals.

  • Our website was revamped and rejuvenated thanks to J.P. Amiel’s efforts and hard work,
  • Our newsletter format was also rejuvenated and aligned with the new website. For you, our readers, it should make it easier to read the articles that interest you. For us, it has drastically improved our process and time to publish,
  • ASQ’s myASQ site is also kept up to date in English and in French. We are the only section to have two distinct sites, so please make sure to follow us there,
  • We are also using LinkedIn to share our events and information of our section with both professionals and students. We highly encourage you to use these sites to post quality related articles and news, discussions and job opportunities,
  • For those that believe that 280 characters is enough to share an idea, our Twitter account will also be getting a bit more attention, and
  • As of this month, our event registrations will be done through Eventbrite where you can find us under “ASQ Montréal”. Make sure to follow us so that you see our upcoming events and please share our events with your network.

If you have any questions or comments about our new approaches, please reach out here!

Voice of the Customer – Voix du client

Amine Djeffal

Amine DjeffalBy Amine Djeffal, ASQ CQA, RAC, Quality and Regulatory Affairs Professional

La section ASQ de Montréal a réussi, en dernière minute, un tour de force en trouvant une alternative suite au désistement de la conférencière qui devait nous livrer une présentation traitant de la planification et du déroulement des audits virtuels. L’équipe de direction a su faire face à l’imprévu en décidant d’en faire un sujet de discussion. Le tout dans le cadre d’une soirée de réseautage.

Un des participants a insisté sur le fait que la discussion était riche et très instructive et que c’était une bonne idée d’avoir l’opportunité d’en débattre avec les autres participants après la présentation. Faut dire aussi que ce sujet nous tenait à cœur.

L’utilisation de la plateforme Teams a été saluée. Cela prouve que l’équipe de direction est en mesure de s’adapter et de trouver les meilleures alternatives afin de répondre aux besoins des membres.

Selon les résultats du sondage la moitié des répondants étaient membres en bonne et due forme de l’ASQ. La plupart d’entre eux se définissaient comme des spécialistes en qualité. La majorité des participants travaillaient dans le domaine manufacturier. Les niveaux d’appréciation ont atteint 100% concernant les catégories Approche et Interaction. En ce qui a trait aux catégories Sujet et Qualité de la présentation les résultats obtenus étaient de 97% et 94% respectivement.

D’autres parts les participants ont exprimé de l’intérêt à l’égard de certains sujets d’actualité. On y trouve, à titre d’exemple, les audits (toujours les audits!), les systèmes qualité, l’amélioration continue et les outils pour la gestion des requêtes.

Toujours selon les résultats du sondage, l’infolettre de la section de Montréal demeure le meilleur moyen pour joindre le maximum de membres afin de les tenir informés des évènements à venir.

Au final l’évènement a suscité un engouement et un enthousiasme sans précédent. En effet, tous les participants ont indiqué qu’ils participeraient à un évènement similaire dans un proche avenir.

Restez connectés pour plus d’informations et à bientôt.

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Regional Webinars:

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