Par Marcel Charbonneau, T.P., Membre senior et CQA de l’ASQ
Webinaire: La réalisation d’audits virtuels, mercredi, le 27 janvier, 2021.
Pré-rencontre: Vous êtes invités à vous présenter 30 minutes avant pour un réseautage et vous familiariser avec l’outil de télécommunication.
Vous n’y étiez pas? Eh bien, pour la prochaine rencontre, SVP cela vous aidera à profiter pleinement de votre soirée.
En attendant l’arrivée de tous les participants, la présidente de la section Chantale Simard, a présenté deux personnes qui ont reçu des honneurs pour souligner une reconnaissance de leurs engagements, contributions à l’association, le travail pour le colloque 2020 et la francisation de l’infolettre (Newsletter) et du site internet, deux gars qui valent leur pesant d’or: Raymond Dyer, membre depuis 1993 et Jean-Pierre Amiel, membre depuis 1977. Des bénévoles, qui ont occupé toutes les fonctions au sein de l’équipe de la section Montréal (401) au cours des années. Nous les avons remerciés chaleureusement et les applaudis pour leur travail. En plus de leur préparation de ce webinaire nous avons aussi remercié David Tozer, Veronica Marquez et Chantale Simard. Il faut aussi féliciter l’équipe pour le succès de ce webinaire et la qualité de la plateforme informatique “TEAMS” de Microsoft.
La présentation animée par Raymond Dyer, B.Sc., ASQ Senior, CMQ/OE, & CQA a été préparée en collaboration avec Annie van Otterdijk, QMS Chef auditeur certifié par l’IRCA. Parmi les 37 participants de divers entreprises des secteurs pharmaceutiques, électroniques, aéronautiques, institutionnels, alimentaires, manufacturiers et de services, on retrouvait des auditeurs d’expériences et novices. Certains travaille avec des Registraires — tel que Guy, Sam et Annie; d’autres sont des consultants qui réalisent des audits internes — Michael, Véronique, Jean, Rosaire et d’autres sont auditeurs internes pour leurs organisations — Amine, Raymond, Tereza, etc. Dans le contexte actuel ils réalisent des audits virtuels et ont bien commenté les différentes situations alors que d’autres ont posé des questions sur des points en particulier.
Nous les remercions pour cet excellent travail qui a couvert tous les aspects des audits virtuels. Une copie de la présentation a été envoyée aux participants, mais pour les absents je vous présente ci-dessous un sommaire des divers thèmes présentés et des discussions qui ont découlée des questions, réponses et commentaires suite à la présentation:
- Moyens de communication
- Avantages
- Enjeux
- Éthique
- Difficultés
- Déroulement de l’audit virtuel – bien voir les évidences
- Recommandations
- Résultats remarqués
Attention: Je ne veux pas être redondant car nous avons eu déjà une discussion sur les audits virtuels. Je vous invite à lire la Newsletter (l’infolettre) de septembre 2020.
Le client a le choix de l’outil ou de la plateforme informatique pour l’audit virtuel et il doit s’assurer de répondre à un minimum d’exigences pour que l’auditeur puisse réaliser les objectifs de l’audit: c’est le but ultime de la valeur de l’audit. Ils font ce qu’ils peuvent correctement et complètement.
L’auditeur a déjà signé par contrat entre le Registraire et le client toute la confidentialité qu’il doit avoir sur les données et les documents qu’il reçoit.
Les auditeurs utilisent souvent plus d’un écran de grand format pour mieux lire et comprendre les documents et données fournies par le client. Ou, vous installez une carte graphique 4K selon Guy dans votre appareil.
Des effets/conséquences du travail virtuel – certains ne croient pas à son efficacité car il leur manque trop d’informations sur la perception lors du contact avec les audités, le plancher de l’usine, le processus de fabrication et des laboratoires. Une statistique, je dirais lancée, dit qu’il y a beaucoup moins de non-conformités d’émises de 50 à 75%, et cela devrait être confirmé lors d’un retour à la normale des audits sur les sites. Je crois que c’est là que les audits internes prennent leur valeur pour s’assurer du maintien et de l’amélioration.
Audit virtuel ou sur site – le débat a porté aussi sur les audits internes faits par des consultants. Pourquoi des consultants? Sans être ne veux être péjoratif, ils ont les compétences et l’expérience. Mais, les consultants disent premièrement que c’est un bon travail pour eux. Les clients leur demandent. Les clients n’ont pas le temps de libérer et de former du personnel, d’auditer où, surtout dans les PME, le personnel est restreint. Des objections à tout cela – le commentaire des pharmaceutiques: le consultant fera un audit semblable à l’auditeur des agences gouvernementales (FDA, Santé Canada) donc il n’y a pas de valeur ajoutée. Le personnel interne peut plus rapidement identifier les anomalies car il connait les processus et son organisation.
Personnellement j’ai toujours recommandé la formation du personnel cadre et technique d’une organisation pour effectuer les audits internes. Ce personnel découvrira et apprendra les détails de leur organisation et comprendra mieux les forces et les faiblesses des processus.
Je seconde Rosaire, Guy, Luc, Jean, Veronica et Véronique qui préconisent qu’il est possible de faire comprendre au client leur double rôle et que se sera utilisé pour améliorer leur système.
Est-ce que le Registraire devrait s’assurer d’avoir le même auditeur pour les audits? Oui, dit Chantale F. C’est très important à moins que le client ne le demande après un certain temps et qu’il y a une exigence dans des normes après quelques années qu’un nouvel auditeur soit nommé. Est-ce que les Registraires donnent plus de temps de préparation à l’auditeur contractuel? Avec leur professionnalisme les auditeurs se préparent adéquatement, mais des gens professionnels ça se paient.
Merci, et je vous invite à poursuivre la discussion ou à poser vos questions sur LinkedIn ASQ Montreal Quality Network – Réseau Qualité ASQ Montréal.