Kaikaku Before Kaizen
(Le Kaikaku avant le Kaizen)
By Jean-Pierre Amiel, ASQ Senior, CQA ret., Secretary, Web committee Chair and Audit Chair. A review of our last event of the year, a webinar the 30th of November 2022 with Albanesa Ymaya, live from the Dominican Republic. (Texte en français)
Kaizen Teian, Kaizen Events, Kaikaku, Kakushin
How is your Japanese quality dictionary?
It turns out that 76% of the 27 respondents to our quick poll admitted that they had not heard of Kaikaku and that 19% had heard a little about it. Well of course, this meant that our webinar participants had both ears propped up to listen to Albanesa Ymaya explain what this beast was and how it differed from it’s better known brother Kaizen. A new concept? No. It’s just that we have been more concerned with doing Kaizen events since they are easier to realize and show results sooner.
To get us started, Albanesa first introduced the terms proposed by Masaaki Ima (considered the father of Continuous improvement) as part of his spirit of improvement, and then described the relationships between Kaizen Teian, Kaizen Events, Kaikaku and Kakushin.
She then proceeded to explain the commonalities of both Kaikaku and Kaizen and illustrated their major differences by using extinguishing a fire as the goal — using Kaikaku is like using a fire hose, doing Kaizen events is like using water droplets. With both methods you will reach for the same improvement goal but, bottom line, the effort and time required to realize the goal and the eventual gain, impact and benefits are quite different as shown in the graph. For the three main blocks of a process, the table below summarizes the Kaikaku and Kaizen parameters. Typically the “Inputs” are the same but the differences appear in the “Global Process” and the “Outputs” — the efforts required and benefits obtained.
| Inputs | Global Process | Outputs | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Kaizen | Kaikuku | Kaizen | Kaikuku | Kaizen | Kaikuku |
| • Leadership support (8-10) • Training material • Office supplies • KPIs Information • Lean, SME (OpEx leader or trained Kaizen leader) • Work room as needed • Food and drinks |
• Leadership support (8-10) • Training material • Office supplies • KPIs Information • Lean, SME (OpEx leader or trained Kaizen leader) • Work room as needed • Food and drinks |
• Pre-event plan: 15-30 days • Event development: 3-5 days (8hrs) • Action plan completion: 30 days, average |
• Pre-event plan: 30 days • Event development: 15 days (120hrs) • Implementation: 60-180 days, average |
• Issue eliminated or improved • Employee engagement • Best practices shared • Employees trained • Savings/cost reduction |
• Improved operational performance • Stable process • Improved margin • Improved flow • Several projects completed • Best practices shared • Employee engagement improved • Improved behaviours • Improved culture • Savings/cost reduction |
Albanesa also shared and clarified for us the philosophy she embodies with her clients: to first plan a Kaikaku project and then do Kaizen events so as to support and achieve improvement opportunities.
Her equation for success: KAIKAKU + KAIZEN EVENT + KAIZEN TEIAN + KAKUSHIN = THE REAL LEAN TRANSFORMATION APPROACH. She’s a Kaizen type of lady, no?
As a result, there were many exchanges by the participants, as summarized below:
- How do you measure the results to know that the initiative gave the expected results? How long do you analyze after implementation? AY: Projects are first selected on the data collected and the evolution of KPIs.
- How is Kaizen and Kaikaku different from Lean Six Sigma? Participant: Kaikaku is like multiple focused Kaizen events that integrates them. Re-engineering is to do it again but somehow the human component is not usually considered, in the long term it is less effective.
- What’s the difference between Kaikaku and breakthrough?
- How do you achieve the team’s commitment to achieve the transformations? AY: Teaching and implication.
- I believe also people have to find a purpose for themselves . . . what’s in it for me?
- Organizations which have no slack . . . do not innovate . . . and are not robust and sustainable. Many participants: The fallacy of productivity alone, to the cost of strategy and operational excellence. Planning “slack” time ensures buffers which can be used for teaching, problem solving and other opportunities.
- . . . IMHO, if you are not making mistakes, one is not trying hard enough. Push the envelope. So Albanesa, are you saying to try not to be scared of that mistake when you are innovating?
- Risk is a prerequisite to innovation.
- I heard an ex-Google engineer say that in innovation, you need to fail often and fail fast otherwise there is no innovation.
- The commitment is easy to get from management as long as you don’t need them to commit resources, time or money.
We look forward to further discussions on this subject as well as others in the future.
Kaizen Teian, Événements Kaizen, Kaikaku, Kakushin
Comment se porte votre dictionnaire qualité en Japonais?Il s’avère que 76% des 27 personnes ayant répondu à notre sondage éclair ont admis ne pas avoir entendu parler du Kaikaku et que 19 % en avaient un peu entendu parler. Il va de soit que les participants à notre webinaire ont bien tendu l’oreille pour écouter Albanesa Ymaya expliquer ce qu’était cette bête et en quoi elle différait de son frère plus connu, le Kaizen. Un nouveau concept? Non. C’est juste que nous nous sommes davantage intéressés aux événements Kaizen, car ils sont plus faciles à réaliser et donnent des résultats plus rapidement.
Pour démarrer, Albanesa a d’abord présenté les termes proposés par Masaaki Ima (considéré comme le père de l’amélioration continue) dans le cadre de son esprit d’amélioration, puis elle a décrit les relations entre le Kaizen Teian, les événements Kaizen, le Kaikaku et le Kakushin.
Elle a ensuite expliqué les points communs entre Kaikaku et Kaizen, et a illustré leurs principales différences en utilisant l’extinction d’un incendie comme objectif – utiliser Kaikaku, c’est comme se servird’un boyau d’incendie, faire des événements Kaizen, c’est comme utiliser des gouttes d’eau. Avec les deux méthodes, vous atteindrez le même objectif d’amélioration mais, en fin de compte, l’effort et le temps nécessaires pour atteindre l’objectif et le gain final, l’impact et les avantages sont très différents, comme le montre le graphique. Pour les trois principaux blocs d’un processus, le tableau ci-dessous résume les paramètres Kaikaku et Kaizen. Généralement, les “Intrants” sont les mêmes, mais les différences apparaissent dans le “Processus global” et les “Sortants” – les efforts requis et les bénéfices obtenus.
Intrants Processus Global Sortants Kaizen Kaikuku Kaizen Kaikuku Kaizen Kaikuku •Soutien aux dirigeants (8-10)
•Matériel de formation
•Fournitures de bureau
•Informations sur les indicateurs clés de performance
•Lean, PME (leader OpEx ou leader Kaizen formé)
•Salle de travail selon les besoins
•Nourriture et boissons•Soutien aux dirigeants (8-10)
•Matériel de formation
•Fournitures de bureau
•Informations sur les indicateurs clés de performance
•Lean, PME (leader OpEx ou leader Kaizen formé)
•Salle de travail selon les besoins
•Nourriture et boissons•Plan de pré-événement: 15-30 jours
•Développement de l’événement: 3-5 jours (8h)
•Achèvement du plan d’action: 30 jours, en moyenne•Plan de pré-événement : 30 jours
•Développement de l’événement: 15 jours (120 heures)
• Mise en œuvre: 60-180 jours, en moyenne•Problème éliminé ou amélioré
•Engagement des employés
•Partage des meilleures pratiques
•Employés formés
•Economies/réduction des coûts•Amélioration des performances opérationnelles
•Processus stable
•Amélioration de la marge
•Amélioration du flux
•Plusieurs projets achevés
•Partage des meilleures pratiques
•Amélioration de l’engagement des employés
•Amélioration des comportements
•Amélioration de la culture
•Economies/réduction des coûtsAlbanesa a également partagé et clarifié pour nous la philosophie qu’elle incarne avec ses clients: d’abord planifier un projet Kaikaku, puis organiser des événements Kaizen afin de soutenir et de réaliser des opportunités d’amélioration.
Son équation pour le succès: KAIKAKU + ÉVÉNEMENT KAIZEN + KAIZEN TEIAN + KAKUSHIN. Une femme de type Kaizen, non?
En conséquence, les participants ont eu de nombreux échanges, résumés ci-dessous:- Comment mesurez-vous les résultats pour savoir si l’initiative a donné les résultats escomptés? Combien de temps analysez-vous après la mise en œuvre? AY: Les projets sont d’abord sélectionnés en fonction des données recueillies et de l’évolution des indicateurs clés de performance.
- En quoi le Kaizen et le Kaikaku sont-ils différents du lean six sigma? Participant: Kaikaku est comme de multiples événements Kaizen ciblés qui les intègrent. La réingénierie consiste à recommencer, mais d’une manière ou d’une autre, la composante humaine n’est généralement pas prise en compte et, à long terme, elle est moins efficace.
- Quelle est la différence entre Kaikaku et la percée?
- Comment obtenez-vous l’engagement de l’équipe pour réaliser les transformations? AY: L’enseignement et l’implication.
- Je crois aussi que les gens doivent trouver un but pour eux-mêmes… qu’est-ce que j’y gagne?
- Les organisations qui n’ont pas de marge de manœuvre . . . n’innovent pas . . . et ne sont pas robustes et durables. De nombreux participants: L’erreur de la productivité seule, au détriment de la stratégie et de l’excellence opérationnelle. La planification du temps libre permet de créer des tampons qui peuvent être utilisés pour l’enseignement, la résolution de problèmes et d’autres opportunités.
- . . . À mon avis, si vous ne faites pas d’erreurs, c’est que vous ne faites pas assez d’efforts. Poussez l’enveloppe. Albanesa, êtes-vous en train de dire que vous devez essayer de ne pas avoir peur de l’erreur lorsque vous innovez?
- Le risque est une condition préalable à l’innovation.
- J’ai entendu un ancien ingénieur de Google dire qu’en matière d’innovation, il faut échouer souvent et rapidement, sinon il n’y a pas d’innovation.
- L’engagement de la direction est facile à obtenir tant que vous n’avez pas besoin qu’elle engage des ressources, du temps ou de l’argent.
Nous nous réjouissons de poursuivre les discussions sur ce sujet ainsi que sur d’autres à l’avenir.